Nieuwe software, procesverandering of uitbreiding naar het buitenland?
Zodra het ‘een project’ wordt, verandert alles: verwachtingen worden doelen, losse ideeën krijgen een planning, en er ontstaat spanning tussen tempo en draagvlak.
Maar wie zorgt dat het geheel klopt?
Dat voortgang en overleg synchroon lopen?
Dat gebruikers betrokken blijven, maar het project niet stilvalt?
Een projectmanager aan klantzijde helpt richting geven, overzicht houden en risico’s vóór zijn — zonder zelf het roer over te nemen.
Wanneer is dit nuttig?
- Tijdens de selectie van een nieuw ERP-pakket, waar leveranciers hun eigen aanpak presenteren
- Bij implementaties van meerdere systemen (zoals ERP, CRM, EDI), met overlappende gebruikersgroepen
- In greenfieldprojecten, waarin alles tegelijk moet ontstaan: organisatie, proces en techniek
- (bijvoorbeeld een nieuwe fabriek, inclusief machines, software, teams, procedures)
- Bij stapsgewijze trajecten met een nieuwe technische basis — zoals een ERP-systeem dat later wordt uitgebreid met WMS, E-Commerce of BI.
Dit type aanpak wordt ook wel aangeduid als staged greenfield:- De inrichting volgt een greenfield-benadering: er wordt gestart vanaf standaard, zonder overname van oude structuren.
Maar binnen een bestaande organisatiecontext, en met gefaseerde oplevering.
- De inrichting volgt een greenfield-benadering: er wordt gestart vanaf standaard, zonder overname van oude structuren.
- Bij internationale uitrol (bijvoorbeeld een project in Oekraïne of een start-up in Duitsland),
waar lokale eisen, teamverschillen, besluitstructuren en governance het project extra complex maken.
Wat verandert er met begeleiding aan klantzijde?
Zonder:
- Key-users worden overvraagd zonder overzicht
- Leveranciers bepalen tempo en prioriteiten
- Meerwerk en afhankelijkheden worden pas laat zichtbaar
- Stuurgroepen krijgen pas achteraf signalen
- Er is weinig eigenaarschap, maar veel onrust
Met:
- Periodieke (Wekelijkse) statusupdates per werkstroom (bijv. in Excel of Jira)
- Gesprekken met key-users, gericht op knelpunten en beslissingen
- Projectdashboard met planning, voortgang, risico’s en scope-uitbreiding
- Voorbereiding van stuurgroepoverleggen, met heldere keuzes en onderbouwing
- RACI-schema’s die duidelijk maken wie beslist, uitvoert of informeert
Voorbeeld: projectdashboard
Een klassiek projectoverzicht bevat:
- Tabel met werkstromen (bijv. ‘finance’, ‘logistiek’, ‘masterdata’)
- Voor elke stroom: status, knelpunten, deliverables en geplande oplevering
- Visuele tijdlijn met milestones (bijv. ‘pakketkeuze’, ‘teststart’, ‘go-live’)
- Risicologboek: verwachte impact, kans, mitigerende acties
- Tools: Projects, ActiveCollab, Jira, of een simpele shared folder — als het maar leeft.
Over aanpak en stijl
De begeleiding volgt geen vaste methode. Soms is een watervalaanpak nodig, soms agile.
Vaak ontstaat een hybride vorm, waarbij planning en iteratie elkaar aanvullen.
Belangrijker dan de methode is de structuur:
In de praktijk draait het vaak om:
- Fit-gap-analyses: wat past er direct, wat vraagt aanpassing?
- Change requests: hoe documenteer je wijzigingen en meerwerk?
- Scopebewaking: wat is ‘in scope’ en wat niet — en wie beslist dat?
- Stuurgroepcommunicatie: wat moet besproken worden, en wanneer?
En vooral: ruimte houden voor wat zich onderweg aandient, zonder overzicht te verliezen.
Eindresultaat
Projectmanagement aan klantzijde:
- Bewaakt voortgang, samenwerking en impact
- Maakt inhoud en planning bespreekbaar
- Helpt gebruikers en directie in hun rol
- Houdt leveranciers scherp — zonder te sturen op hun methode
Contact
Wil je weten hoe projectstructuur er bij jullie uit zou kunnen zien?
Of gewoon even sparren over wat er aankomt?
Plan gerust een gesprek. Of vraag informatie.