Veranderen begint zelden met een plan.
Vaak begint het met een ambitie: een nieuwe strategie, een overname, uitbreiding naar het buitenland — of juist de wens om processen te verbeteren of systemen te vervangen. Wat volgt is meestal geen projectplan, maar een fase van verkenning: Welke stappen zijn nodig? Wat hangt waarmee samen? En hoe zorg je dat alles op elkaar aansluit?
Juist in die vroege fase — als er nog geen draaiboek ligt, maar er wél van alles beweegt — ontstaat de behoefte aan richting, structuur en overzicht.
Type projecten
Projecten zijn er in vele vormen. De aanpak verschilt per situatie, maar de behoefte aan overzicht en samenhang is universeel.
- Strategisch – zoals koerswijzigingen, herstructurering of fusies
- Bedrijfskundig – denk aan procesoptimalisatie, kwaliteitsverbetering, efficiency
- Organisatorisch – bijvoorbeeld bij uitbreiding naar het buitenland of groei van het team
- Technologisch – zoals de invoering van ERP, CRM, EDI of data-integraties
- Greenfield – opbouw van iets volledig nieuws, zoals een nieuwe vestiging of fabriek
- Staged Greenfield – geleidelijke opbouw zonder overname van legacy-structuren
Wat deze projecten gemeen hebben:
ze vragen om richting, ritme, besluitvorming en de ruimte om bij te sturen waar nodig.
Structuur vóór het plan
Veel projecten starten al voordat er een plan is.
Leveranciers zijn nog in beeld, keuzes nog open, scope nog onduidelijk. Toch zijn er al vragen die moeten worden beantwoord:
- Welke processen en systemen zijn straks betrokken?
- Wie zijn de sleutelspelers — en zijn die beschikbaar?
- Wat zijn afhankelijkheden of risico’s die je nu al kunt benoemen?
Door deze punten vroegtijdig te structureren, ontstaat ruimte om het project in te richten op wat werkelijk nodig is — ook als het nog niet volledig vastligt.
Een planning is geen garantie — maar een gebrek aan structuur is bijna altijd een risico. Daarom wordt vaak al vóór het formele projectplan gewerkt aan:
- Het benoemen van besluitmomenten en afhankelijkheden
- Het voorbereiden van overlegstructuur en stuurgroep
- Het vastleggen van uitgangspunten (systeemkeuzes, datamodellen)
- Het opzetten van een statusbord of dashboard
Dit geldt niet alleen systeemselecties, maar ook bij:
- Voorbereiding op een fusie of bedrijfsoverdracht (denk: rollen, governance, juridische impact)
- Herstructurering van verantwoordelijkheden en overlegstructuren
- Internationale expansie waarbij besluitvorming over entiteiten, talen of compliance vooraf moet worden afgestemd
Fasering: van idee tot oplevering
Projectstructuur volgt geen vast sjabloon, maar kent een herkenbare lijn:
- Initiatief en voorbereiding
Leveranciersselectie, analyse van werkstromen, eerste uitgangspunten - Structurering en rollen
Mijlpalen, overlegstructuren, verantwoordelijkheden, risico’s - Realisatie en voortgang
Werkpakketten, dashboards, scenario’s, bijsturing - Oplevering en overdracht
Acceptatie, overdracht, lessen voor beheer of volgende fase
Dezelfde fasering geldt ook voor projecten die niet IT-gestuurd zijn:
- Bij internationalisering is ‘implementatie’ bijvoorbeeld: het openen van een entiteit, opzetten van lokale processen, en afstemming met HQ
- In overdrachts- of transitieprojecten zit de nadruk op structurering van besluitvorming en overdraagbare kennis — minder op werkpakketten
Instrumenten voor grip en inzicht
Projectstructuur begint bij overzicht. Heldere kaders voorkomen versnippering en geven ruimte om tijdig bij te sturen.
Typische instrumenten:
- Werkstroomkaart
→ laat zien wat tegelijk loopt, wie erbij betrokken is, en waar knelpunten ontstaan - Mijlpalenoverzicht
→ maakt zichtbaar wat wanneer bereikt moet zijn - RACI-matrix
→ wie beslist, wie voert uit, wie moet worden geïnformeerd - Statusdashboard (stoplichtmodel)
→ per werkstroom of KPI: groen/geel/rood met toelichting - Scope & change tracker
→ overzicht van oorspronkelijke scope, wijzigingen en impact - Voortgang vs. capaciteit
→ visualiseert of werkdruk en planning realistisch zijn
Methodes en tooling
Elk project vraagt een aanpak die past. Soms gestructureerd in fasen, soms iteratief in sprints. Vaak een combinatie.
Veelgebruikte methodes:
- Waterval (voor lineaire, stabiele trajecten)
- Scrum (voor iteratieve ontwikkelprocessen)
- Agile (voor trajecten met voortschrijdend inzicht)
- Hybride (de praktijk)
Tools ondersteunen dit, maar vervangen geen structuur. Afhankelijk van de context werk je met:
- Jira, DevOps (voortgang, sprints)
- Confluence, OneNote, Notion (documentatie)
- Power BI, Excel (rapportages)
- Teams, SharePoint (communicatie & coördinatie)
- PowerPoint / Miro (voor workshops en scenario’s)
Tools ondersteunen de aanpak — maar vervangen geen besluitstructuur of betrokkenheid. In overname- of strategieprojecten werkt een statusoverzicht vaak beter dan een sprintbacklog.
Van project naar programma
Grote projecten raken vaak meer dan één spoor.
Wat begint als implementatie, groeit al snel uit tot een samenhangende reeks werkstromen, fases en afhankelijkheden.
Voorbeelden:
- ERP + CRM + WMS als onderdeel van één roadmap
- Internationale uitrol met lokale verschillen en gedeelde infrastructuur
- Inrichting van integraties, rapportages, governance, change
Op dat moment is het geen project meer, maar programmatisch werk. Zonder dat het formeel zo heet.
Wat helpt:
- Werkstromen benoemen als afzonderlijke sporen
- Mijlpalen per spoor koppelen aan gezamenlijke besluitpunten
- Stuurgroep voorbereiden op meerjarige samenhang
Programmatische sturing komt ook voor bij:
- Een combinatie van IT- en organisatieprojecten, bijvoorbeeld: → ERP + procesoptimalisatie + HR-transitie
- Fusies waarbij systemen én structuren veranderen
- Internationale uitrol waar juridische en culturele verschillen doorwerken in meerdere fases
📌 Visual: programma-overzicht of vijf sporen naast elkaar
Eigenaarschap en houding: vóór de start
Projecten mislukken zelden op techniek.
Wel op houding.
Zorg dat betrokkenen meedoen vanuit inzicht en herkenning — niet vanuit ‘bewijs maar dat ik dit moet doen’.
Daarom:
- Begin met herkenbare knelpunten (niet uitleg)
- Werk met scenario’s uit hun praktijk
- Laat gebruikers hun eigen cases terugzien in de aanpak
- Leg verantwoordelijkheden en besluitstructuren vast
- Geef het project ritme: status, overleg, escalatiepunten
📌 [Visual: betrokkenheid vs. afstandelijkheid / houding als succesfactor]
Documentatie zonder ballast
Wat nodig is:
- Keuzemomenten en architectuurbesluiten
- Scope- en changeafspraken
- Scenario’s voor beheer, escalatie, testen
- Acceptatiedocumentatie met status en parafen
Wat niet nodig is:
- Inhoudsloze verslagen
- Handleidingen die niemand leest
- Overvolle Excelarchieven zonder context
Opvolging en bijsturing
Projectbewaking vraagt:
- Visuele statusoverzichten
- Reguliere rapportages (kort, maar consistent)
- Escalatiepaden (wie beslist wat wanneer?)
- Integratie van voortgang + risico’s + scope in één model
En vooral: een ritme. Niet van overleggen, maar van inzicht.
Interesse of kennismaken?
Business Dynamics ondersteunt organisaties bij complexe implementatietrajecten.
Van voorbereiding tot go-live — en verder.
Neem contact op voor een gesprek of verkenning.
Een link naar ons contactformulier staat onderaan deze pagina.